プロジェクト時間の捻出のしかた
こんにちは。こんみき先生です。
（火）のブログテーマは、「マネジメント」。
先週は、「リモートワークがうまくいくかはマネージャしだい」と題して、昨今の PM / PL などマネージャのみなさんの課題である、
リモートワークにおけるマネジメントのご参考情報を一部、ご紹介しました。
https://findmydream.amebaownd.com/posts/10917740?categoryIds=3452103
今日は、そこで予告していたように、リモートワークで増えてしまった実業務時間の効率化による時間の捻出のうち、
チーム全体の時間を捻出するコツを抜粋して、2つだけご紹介してみます。
① 報告会目的の会議はその場で話し合わない
PM主催の会議の1つに、進捗報告会があります。
だいたい私が火消しに入る Prj. は、その会議が週次で数十人程を参集し、3時間程続くことで、
ステークホルダーの大切な時間を奪う原因になっていることが多い。。
PMさん 「Aチームの今週の進捗を発表してください。」
PL-Aさん「はい。xxで、xxxくらい遅れています。」
PMさん 「遅延原因は? いつオンスケに戻せますか?」
PL-Aさん「えっとですね。。。」
PMさん 「次に課題管理表を確認していきます。PL-Bさん、No.3 の課題期日が過ぎているんですが、どうなっていますか?」
PL-Bさん「それはですねぇ。。。」
ムダ過ぎませんか?! なぜその場で考えさせる?! www
進捗報告会の目的は、PMが各チームの進捗状況を把握するだけでなく、
各チームの PL 同士が進捗や課題を共有し合うことが大事です。
であれば、その場で "数人の当事者のみが、皆の前で長時間話し合う" 時間は、非常にもったいない！
この後、私がすることは、
「会議時間を半分以下に短縮する」ことです。
進捗報告や課題は、報告会開催2日ほど前に、PLや担当者に事前に個別確認 = ネゴすればいいんです。
そうすれば、その場で時間消費されるのは、自分とそのPLの 2人だけ。
報告会では、状況を共有し、質問を受けたりすればいいだけです。
話し合うことが必要な議題は、事前にアジェンダに書いて周知しておき、案を考えて来てもらう。
もちろんそれも、主要 PL からは事前に案を聞かせてもらっておき、会議の場を活性化させる。
これなら、せめて会議時間は半分になります。
数十人 * 1.5H = Prj. 全体で週に 30-40H浮かせることができるわけです。
だから、会議時間の短縮効果は、大きい。
オンラインでもオフラインでも使える策です。
以前、DXのブログにも書きましたが、事前のネゴシエーションはとにかく非常に大事です！
「仲間とネゴと」
https://findmydream.amebaownd.com/posts/10698109?categoryIds=3452101
② 必ず事前にアジェンダを作成しておく
上記①にも書きましたが、どんな短い打合せでも、簡単なアジェンダは作成し、周知しておきましょう。
いきなり振られて、「xxを話てください」、なんて言われて、すぐ完結に漏れなく説明できる人は少ないですよね。
初回のお顔合わせでも、「2. 各自の自己紹介」などと入れておくだけで、各自が話す内容の心づもりをしておくことができます。
特にオンラインMtg. では、効果がさらに高まります。
今回、会議主催者であるマネージャ自身の業務時間捻出法は書きませんでしたので、
余談ですが、仕事時間の集中力を up させるために私がやっていることの一部をご紹介してみます。。
★☆ 体と脳のケア ☆★
① 体力づくり
筋トレと有酸素運動の両方が推奨量に達していると、死亡率が低下するという研究結果が、今週の日経スタイルに掲載されていましたね。
詳細はそちらをご覧ください。
私はほぼその基準に合っていますが、軽い筋トレは毎朝、心拍数が上がるようなエクササイズやヨガは週に2回ほどしています。
でないと、自宅ワークが増えて体力低下すると、いざ講義を1日中した時の疲労感があまりにひどい。。w
② 脳疲労を取り除く
・イミダゾールジペプチドの摂取
以前、NHKの番組で、回遊魚や渡り鳥が動き続けられるのは、体内にイミダゾールジペプチドがあるからと見て以来、摂取しています
。
特に人間がこれを摂取することで、筋肉疲労ではなく、脳疲労による「つかれたぁ～」という感覚（先週「チコちゃんに叱られる！」でも放送していましたね）
が引きおこる、活性酸素の消去をし、疲労緩和できるとのことです。
・テアニンの摂取
昔、すごーく疲れていた時、会社で久々にティーパックのお茶を入れて飲んだ直後、すごーく気持ちが安らいで驚いたことがありました。
脳波のα波を引き出す作用があるとのことで、リラックス効果のあるテアニン。
手っ取り早いのは日本茶ですが、淹れるお湯の温度で成分や効果が変わりますので、必ず "ぬるま湯" で日本茶を淹れることがポイントです。
ストレス緩和効果もあり、同様の目的で、チョコレートでギャバも摂取しています。
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注）本ブログの「思う」「感じる」「考える」などと筆者が記載している内容は、主に筆者の個人的な見解です。
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